Workshop UKM Multimedia STIM Surakarta: Pengembangan Sistem Absensi Online-Offline Berbasis QR-Code dan NFC Menggunakan Smartphone
Pada hari Sabtu, 12 Oktober 2024, Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Multimedia STIM Surakarta mengadakan sebuah workshop bertajuk “Pengembangan Sistem Absensi Online-Offline Berbasis QR-Code dan NFC Menggunakan Smartphone.” Acara ini dilaksanakan di ruang perpustakaan STIM Surakarta dari pukul 13.00 hingga 15.00, dan dihadiri oleh para mahasiswa yang mayoritas berprofesi sebagai guru. Mengingat relevansi topik dengan dunia pendidikan, workshop ini diharapkan dapat membuka wawasan para peserta mengenai teknologi absensi digital yang semakin marak digunakan di berbagai institusi.
Mahasiswa yang hadir pada kegiatan ini adalah:
- Asila Annida Nur Hamidi
- Khairunisa Nur Alya
- Azila Annida Nur Hamidi
- Taib Azka
- Aulia Uswatun Hasanah
- Titania Putri Utami
- Farhana Atsna
- Niwang Jati Sasongko
- Syahid Akrom Alghozi
- Aldiwa Amiku Ahsanu ‘Amala
- Hanif
Silakan Anda scan kode barcode dan qr code di atas. Kalo Anda tahu, langsung tulis di komentar ya.
Pengantar oleh Ustadz Azmi Yudianto
Workshop ini dibuka dengan materi yang disampaikan oleh Ustadz Azmi Yudianto, yang langsung mengajak para peserta untuk mengenali dua gambar kode yang ditampilkan di layar. Ketika ditanya, sebagian besar peserta menjawab bahwa kedua gambar tersebut adalah barcode. Namun, Ustadz Azmi meluruskan bahwa gambar pertama memang barcode, tetapi gambar kedua adalah QR Code. Kesalahan persepsi ini menjadi pintu masuk diskusi tentang perbedaan mendasar antara barcode dan QR Code, serta bagaimana kedua teknologi ini digunakan dalam sistem absensi modern.
Pentingnya Sistem Absensi Digital di Dunia Pendidikan
Sebagai lembaga pendidikan, STIM Surakarta memahami pentingnya presensi atau absensi sebagai alat untuk mendata kehadiran. Sebagian besar mahasiswa STIM Surakarta merupakan guru di berbagai lembaga pendidikan. Oleh karena itu, absensi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas sehari-hari mereka.
Dalam dunia yang semakin digital, sistem absensi tradisional yang menggunakan tanda tangan di atas kertas dirasa kurang efisien. Dengan adanya sistem absensi digital, terutama yang berbasis QR-Code dan NFC, penggunaan kertas dapat diminimalisir, sekaligus menghemat waktu dalam proses pencatatan kehadiran. Efisiensi inilah yang menjadi alasan utama mengapa sistem absensi digital mulai banyak diadopsi oleh berbagai institusi pendidikan.
Memahami Perbedaan Absensi Online dan Offline
Ustadz Azmi kemudian menjelaskan perbedaan antara absensi online dan offline, yang masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan tergantung situasi dan kebutuhan.
- Absensi Online: Mengharuskan adanya koneksi internet dan perangkat seperti smartphone, laptop, serta jaringan internet. Absensi dilakukan dengan cara menscan QR Code atau NFC, dan data langsung tersimpan di server atau spreadsheet yang telah diatur.
- Absensi Offline: Tidak memerlukan koneksi internet. Sistem ini tetap bisa digunakan hanya dengan smartphone, atau dengan kombinasi smartphone dan laptop tanpa akses internet. Absensi tetap bisa dilakukan, dan data akan disimpan secara lokal hingga ada koneksi internet untuk mengunggahnya ke server atau spreadsheet.
Penjelasan ini membantu mahasiswa memahami kapan harus menggunakan sistem absensi online dan kapan harus beralih ke mode offline. Misalnya, dalam situasi di mana tidak ada akses internet, mahasiswa tetap bisa melakukan absensi dengan menggunakan smartphone mereka saja.
Silakan Anda scan kode qr code di atas. Kalo Anda tahu, langsung tulis di komentar ya.
Mengenal QR Code dan NFC
QR Code (Quick Response Code), seperti yang dijelaskan dalam workshop, adalah kode dua dimensi yang dapat menyimpan informasi secara lebih efisien daripada barcode tradisional. Cara kerjanya sangat sederhana: pengguna cukup memindai QR Code dengan smartphone mereka, dan data kehadiran akan disimpan secara lokal di perangkat tersebut. Jika ada koneksi internet, data ini akan langsung diunggah ke server yang diatur sebelumnya, seperti file Excel atau Google Spreadsheet.
NFC (Near Field Communication) adalah teknologi yang memungkinkan perangkat, seperti kartu atau smartphone, untuk berkomunikasi dalam jarak sangat dekat. NFC sering digunakan dalam sistem pembayaran digital, tetapi dalam konteks absensi, kartu atau perangkat NFC didekatkan ke pembaca NFC di smartphone, dan data kehadiran akan tercatat dengan cepat. Seperti QR Code, data dari sistem NFC juga bisa diunggah ke server saat tersedia koneksi internet.
Kelebihan NFC Dibanding QR Code
Ustadz Azmi juga membahas kelebihan yang dimiliki NFC dibandingkan QR Code. Salah satunya adalah kecepatan dalam membaca data dan proses yang lebih praktis. NFC tidak memerlukan kamera untuk memindai seperti QR Code, cukup mendekatkan perangkat atau kartu ke pembaca NFC, dan data langsung terekam. Namun, NFC memiliki keterbatasan dalam hal jarak, di mana perangkat harus sangat dekat, biasanya dalam jarak beberapa sentimeter.
Perangkat dan Aplikasi yang Dibutuhkan
Agar sistem absensi digital berbasis QR Code dan NFC ini dapat berjalan dengan baik, beberapa perangkat dan aplikasi perlu disiapkan. Berikut adalah beberapa alat dan aplikasi yang diperkenalkan dalam workshop ini:
Perangkat yang Dibutuhkan:
- Smartphone dengan fitur NFC dan QR-Scanner.
- Barcode Scanner (jika diperlukan untuk jenis barcode lain).
- NFC Reader (untuk sistem NFC).
- Laptop untuk mengelola data kehadiran secara lebih lengkap.
Aplikasi yang Digunakan:
- Aplikasi Pembuat QR-Code: Seperti Bulk QR Code Generator atau Canva, yang digunakan untuk membuat QR Code yang berisi informasi peserta, seperti NIM dan nama.
- Scan It To Office: Aplikasi ini memungkinkan pemindahan data dari QR Code atau NFC langsung ke dokumen Excel atau Google Spreadsheet.
- Excel/Spreadsheet: Platform untuk menyimpan dan mengelola data kehadiran.
Praktik Membuat QR Code dan Absensi Digital
Pada sesi praktik, mahasiswa STIM Surakarta diajak untuk langsung membuat QR Code yang berisi informasi NIM dan nama lengkap mereka. Dengan menggunakan aplikasi pembuat QR Code yang telah diperkenalkan, setiap mahasiswa dapat melihat bagaimana QR Code mereka dibuat dan digunakan.
Setelah QR Code selesai dibuat, mahasiswa diajarkan cara memindai QR Code tersebut untuk melakukan absensi digital. Setiap kali QR Code mereka dipindai, data kehadiran langsung tercatat di smartphone dan siap diunggah ke spreadsheet atau server saat koneksi internet tersedia. Bagi yang menggunakan NFC, mereka cukup mendekatkan kartu NFC ke smartphone, dan proses absensi berjalan secara otomatis.
Manfaat Workshop untuk Masa Depan
Workshop ini tidak hanya memberikan pemahaman tentang teknologi absensi digital, tetapi juga menantang mahasiswa untuk berpikir kreatif dalam mengembangkan aplikasi serupa di tempat kerja mereka masing-masing. Dengan bekal pengetahuan yang didapat, diharapkan mahasiswa dapat merancang sistem absensi digital di sekolah atau lembaga mereka, baik untuk siswa maupun guru, dengan memanfaatkan teknologi QR Code dan NFC.
Absensi digital menawarkan banyak kelebihan, termasuk efisiensi waktu dan pengurangan penggunaan kertas, yang sejalan dengan upaya untuk menciptakan proses administrasi yang lebih ramah lingkungan. Dengan teknologi yang semakin berkembang, sistem seperti ini akan semakin mudah diakses dan diimplementasikan.
Penutup
Workshop UKM Multimedia STIM Surakarta ini berhasil memberikan wawasan yang berharga bagi para mahasiswa. Dengan pengenalan lebih dalam tentang QR Code dan NFC, serta perbedaan antara absensi online dan offline, mahasiswa tidak hanya diajak untuk memanfaatkan teknologi modern, tetapi juga diharapkan mampu mengaplikasikannya dalam konteks pendidikan. Sebagai guru dan calon pemimpin pendidikan, pemahaman terhadap teknologi ini akan menjadi modal penting dalam mendukung proses belajar mengajar di era digital.
Berita: Azmi Yudianto
