DELEGASI DOSEN STIM SURAKARTA IKUTI DIKLAT KESEKRETARIATAN YPIA 

Sukoharjo, Jum’at (24/02/23) Sekolah Tinggi Islam Al-Mukmin Surakarta mendelegasikan Dosennya mengikuti Acara “Pendidikan dan Pelatihan Kesekretariatan” yang diselenggarakan oleh Yayasan Pendidikan Islam Al-Mukmin (YPIA), Ngruki, Cemani, Sukoharjo.

Diklat Kesekretariatan YPIA ini dimulai pada pukul 08.00 sampai 17.30 WIB. Bertempat di Meeting Room YPIA. Master Ceremony Ustadz Najmul Falaah Suryasari, M.E. membuka rangkaian diklat dan membacakan susunan acara. Sambutan pertama disampaikan oleh Ketua Yayasan Pendidikan Islam al-Mukmin (YPIA) KH. Drs. Farid Ma’ruf NS.  Beliau menyatakan bahwa selama 50 tahun usia yayasan, baru kali ini mengadakan kegiatan diklat kesekretariatan. Kegiatan ini sangat bermanfaat bagi seluruh amal usaha di bawah naungan YPIA. “Kita tidak boleh lagi terlambat dalam menghadiri segala kegiatan. Budaya terlambat harus segera dihentikan di seluruh amal usaha YPIA, karena kita harus berubah menjadi lebih baik,” pesan Ustadz Farid Ma’ruf.

Pembukaan kegiatan Diklat Kesekretariatan dipimpin oleh Pembina YPIA KH. Taufiq Usman M.SI. Beliau menggugah para hadirin dengan ayat al-Qur’an, “Nuun wal qalami wama yasturun” dan nasehat “wa syukru huwa ma’rifatul ihsan,” syukur adalah memahami kebaikan, “Jarrib walahid takun ‘Arifan,” mencoba dan berusaha akan menjadikan kita ‘arif dan bijaksana.

“Ketua YPIA sudah memberikan kita teladan. Walaupun usia beliau ‘baru’ 84 tahun. Tapi di setiap acara selalu datang paling awal. Seperti kegiatan diklat ini, beliau hadir pada pukul 7.00 pagi. Kita harus bisa memperbaiki pada hal-hal yang belum baik dan mempertahankan yang sudah baik sehingga nanti bisa memetik hasil terbaik dari segala kegiatan kita di YPIA. Panitia menghadirkan narasumber yang profesional, handal dan ahli di bidangnya. Dibalik pelatihan ini adalah guru yang sangat berharga. Maka jangan sia-siakan kesempatan ini dan semoga kita bisa mengamalkan ilmunya,” ungkap Ustadz Taufiq. “Demikian Diklat Amal Usaha di bawah naungan YPIA secara resmi saya nyatakan dibuka.” Palu dipukul ke meja tiga kali menandakan pendidikan dan pelatihan kesekretariatan resmi dimulai.

Peserta Diklat Kesekretariatan ini merupakan para sekretaris, bendahara, tata usaha, dan pengurus seluruh amal usaha di bawah naungan YPIA khusus putri. Para sekretaris dan pengurus putra diagendakan mengikuti Diklat pada hari lain yang telah ditentukan. STIM Surakarta mendelegasikan dua dosen putri untuk mengikuti Diklat ini. Atas nama Triani M.Pd. dan Lady Eka Rahmawati M.Th.I.

Narasumber Diklat Kesekretariatan Ibu Istilamah Laili, Amd.S.Sos., Staf Arsiparis di Universitas Islam Negeri Raden Mas Said (UIN RMS) Surakarta. Beliau mempresentasikan definisi sekretaris dan beserta ilmu kearsipan. “Yang penting dilakukan dalam kesekretariatan adalah:

1. Rencana kegiatan harian
2. Buku catatan kegiatan
3. Sistem kearsipan
4. jadwal kerja
5. agenda kerja
6. pengontrolan pengiriman surat menyurat

Tata Usaha (TU) untuk sentral surat masuk, distribusi surat dan penomoran surat. Konsentrasinya pada surat menyurat lembaga.” Demikian Ibu Istilamah membuka presentasinya.

Tanya Jawab peserta langsung dilaksanakan pada setiap akhir pembahasan. Para peserta turut aktif terlibat dalam diskusi dan memberikan informasi terkait kearsipan di lembaga masing-masing untuk diselaraskan dengan ketentuan hukum dan disesuaikan dengan ilmunya.

Coffee Break, shalat dhuhur ishoma. Setelah melaksanakan ishoma, Ibu Istilamah kembali mempresentasikan mengenai Kop Surat dan Stempel. Diskusi antara narasumber dan peserta menjadi seru ketika pembahasan mengenai standar kop surat di bawah YPIA dan ketentuan stempel apabila memiliki lebih dari satu atau dirubah. Adapun tanda tangan dan stempel saling menguatkan.

Beliau menjelaskan Tata Naskah Dinas (TND), pengurusan surat, dan alur penyusunan naskah dinas. Pada dasarnya Yayasan bertindak sebagai Pembuat SK untuk Pedoman TND (Tata Nota Dinas) yang akan diikuti oleh seluruh lembaga dibawah naungan YPIA.

Coffee Break, sholat ashar. Setelah melaksanakan sholat ashar, Ibu Istilamah mempresentasikan Ilmu Kearsipan dan Arsip Vital. Secara ringkas daur hidup arsip adalah sebagai berikut:

• Penciptaan
• Penggunaan
• Pemeliharaan atau pengamanan
• Penyimpanan

Ibu Istilamah memaparkan sekelumit Arsip Tentang Keluarga yang masih kurang mendapat perhatian di masyarakat. Para peserta baru menyadari pentingnya mengelola arsip tidak hanya diorganisasi tetapi di keluarga juga. “Ketika kita peduli dengan arsip keluarga, maka akan peduli juga dengan arsip lembaga,” ungkap Ibu Istilamah.

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Naskah Dinas adalah PERKA no  5 tahun 2021. ANRI singkatan dari Arsip Nasional Indonesia. AAI singkatan dari Asosiasi Arsiparis Indonesia. “Inti dari pengarsipan adalah bagaimana kita menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat, tepat dan efisien.” Demikian Ibu Istilamah mengakhiri presentasi yang sangat bermanfaat tersebut. Semoga ilmu yang didapatkan dari Diklat Kesekretariatan yang telah diselenggarakan YPIA segera dapat diaplikasikan di seluruh lembaga naungan YPIA dan menjadikan YPIA semakin baik dalam administrasi dan semakin maju kedepannya.